Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Dokumentationsadministrator
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søger en Dokumentationsadministrator til at sikre, at virksomhedens dokumentation er korrekt, opdateret, let tilgængelig og i overensstemmelse med interne standarder og eksterne krav. I denne rolle bliver du en central støttefunktion for flere afdelinger og får ansvar for at opbygge, vedligeholde og forbedre processer for dokumentstyring på tværs af organisationen. Stillingen passer til en person, der arbejder systematisk, har stærk sans for detaljer og trives med at skabe orden, gennemsigtighed og struktur i komplekse informationsmiljøer.
Som Dokumentationsadministrator vil du arbejde med registrering, arkivering, versionsstyring og kvalitetssikring af dokumenter, procedurer, manualer, politikker og anden forretningskritisk information. Du vil ofte samarbejde med ledelse, kvalitetssikring, compliance, HR, drift, projektledere og tekniske specialister for at sikre, at dokumenter bliver oprettet, godkendt, distribueret og opbevaret korrekt. Du vil også bidrage til at udvikle retningslinjer for dokumenthåndtering og sikre, at medarbejdere forstår og følger gældende processer.
En vigtig del af jobbet er at overvåge dokumentlivscyklussen fra oprettelse til arkivering eller udfasning. Det indebærer blandt andet at kontrollere dokumenters format, indhold, godkendelsesstatus og revisionshistorik. Du vil være med til at identificere forbedringsmuligheder i eksisterende arbejdsgange og foreslå løsninger, der øger effektiviteten og reducerer risikoen for fejl, dobbeltarbejde eller manglende overholdelse af krav. Afhængigt af organisationens størrelse kan du også få ansvar for dokumentstyringssystemer, adgangsrettigheder, metadata og rapportering.
Vi forestiller os, at du har erfaring med administrative processer og gerne med dokumentkontrol, journalisering eller informationsstyring. Du behøver ikke nødvendigvis komme fra en bestemt branche, men det er vigtigt, at du kan arbejde disciplineret, fortroligt og præcist. Du skal kunne håndtere flere opgaver samtidig, kommunikere klart med forskellige interessenter og bevare overblikket, også når der er mange detaljer og deadlines.
Hos os får du mulighed for at blive en nøgleperson i arbejdet med at sikre høj dokumentkvalitet og stærke administrative processer. Du bliver en del af et professionelt miljø, hvor struktur, samarbejde og ansvarlighed vægtes højt. Vi tilbyder en rolle med stor kontaktflade, mulighed for faglig udvikling og indflydelse på, hvordan dokumentation understøtter kvalitet, drift og beslutningstagning i organisationen. Hvis du motiveres af orden, præcision og meningsfuld koordinering, kan dette være den rette stilling for dig.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Administrere oprettelse, registrering og arkivering af dokumenter i virksomhedens systemer
- Sikre korrekt versionsstyring og sporbarhed for procedurer, politikker og manualer
- Koordinere godkendelsesprocesser og følge op på manglende eller forældet dokumentation
- Vedligeholde dokumentstyringssystemer, mapper, metadata og adgangsrettigheder
- Kontrollere dokumenters kvalitet, format og overholdelse af interne standarder
- Understøtte audits, compliance-aktiviteter og forespørgsler relateret til dokumentation
- Udarbejde og opdatere retningslinjer for dokumenthåndtering og arkiveringspraksis
- Samarbejde med forskellige afdelinger om at indsamle, strukturere og publicere information
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring med administrativt arbejde, dokumentstyring eller informationshåndtering
- Stærk sans for detaljer og høj grad af struktur i det daglige arbejde
- Gode skriftlige og mundtlige kommunikationsevner på dansk
- Evne til at arbejde selvstændigt og samtidig koordinere med flere interessenter
- Kendskab til digitale dokumentstyringssystemer og almindelige kontorværktøjer
- Forståelse for fortrolighed, datakvalitet og korrekt journaliseringspraksis
- Evne til at prioritere opgaver og overholde deadlines i et travlt miljø
- Erfaring med kvalitetssikring eller compliance er en fordel
Mulige interviewspørgsmål
Text copied to clipboard!- Hvilken erfaring har du med dokumentstyring eller administrativ koordinering?
- Har du arbejdet med versionsstyring og godkendelsesprocesser tidligere?
- Hvilke systemer har du brugt til arkivering eller dokumenthåndtering?
- Hvordan sikrer du nøjagtighed og kvalitet i dit administrative arbejde?
- Hvordan håndterer du fortrolige oplysninger og adgangskontrol?
- Kan du give et eksempel på, hvordan du har forbedret en administrativ proces?
- Hvordan prioriterer du opgaver, når flere deadlines falder samtidig?
- Hvad motiverer dig ved at arbejde med struktur og dokumentation?
